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作為全球最大的石油生產(chǎn)公司之一，美國(guó)某大型石油公司擁有眾多國(guó)際子公司和聯(lián)合公司，包括此行業(yè)最大和最新的巨型油輪船隊(duì)，為世界范圍內(nèi)的客戶提供原油和精煉產(chǎn)品。

隨著法規(guī)遵從性要求的出現(xiàn)，每天都會(huì)產(chǎn)生需要長(zhǎng)期保管的文檔，幾乎所有的大型石油公司都認(rèn)識(shí)到，只有采用一種通用的內(nèi)容管理平臺(tái)，才能應(yīng)對(duì)大量文檔管理的挑戰(zhàn)。為了建立一個(gè)行之有效的合同管理平臺(tái)，上述大型石油公司決定采用全球領(lǐng)先的內(nèi)容管理平臺(tái) EMC Documentum，并使該內(nèi)容管理平臺(tái)與公司的相關(guān)系統(tǒng)無縫集成，這樣可以大大提升該石油公司創(chuàng)建、審查、批準(zhǔn)及監(jiān)控合同的效率。

無法滿足效率和法規(guī)的要求

該石油公司要管理的合同超過200萬頁(yè)，其中的很多合同不僅代表著數(shù)十億美元的收入，并且時(shí)間跨度是50年，這意味著保存的期限至少為50年。特別是，每個(gè)合同中有很多關(guān)鍵內(nèi)容，需要由不同的部門來共同完成，所以創(chuàng)建和審查新合同的流程就變得低效、繁雜，難于管理。

除此之外，國(guó)家法規(guī)的要求也為該石油公司帶來了繁重的負(fù)擔(dān)。美國(guó)聯(lián)邦法律規(guī)定，公司應(yīng)將其合同存儲(chǔ)到一個(gè)限制訪問的安全“保險(xiǎn)庫(kù)”中，保證它們?cè)?5年內(nèi)可以隨時(shí)存取。因此，不管是公司內(nèi)部合同處理的效率，還是滿足對(duì)外法規(guī)的要求，都需要該石油公司創(chuàng)建一個(gè)高效自動(dòng)化的合同管理平臺(tái)，并且該平臺(tái)還要與 SAP 集成，讓公司相關(guān)部門和授權(quán)人隨時(shí)查看和管理合同的創(chuàng)建、審查、修改和批準(zhǔn)的過程。

實(shí)現(xiàn)流程規(guī)范化自動(dòng)化

該石油公司的合同都是復(fù)雜的文檔，不僅包括各方的權(quán)益、條款內(nèi)容、規(guī)定日期和金額，還包括產(chǎn)品規(guī)格、材料標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量認(rèn)證和圖片等。通過實(shí)施 Documentum 內(nèi)容管理平臺(tái)，這些總計(jì)超過200萬頁(yè)的合同都被掃描到 Documentum 存儲(chǔ)庫(kù)中。Documentum 平臺(tái)中的 Content Server、Content Services for SAP、Records Manager、Trusted Content Services 等產(chǎn)品模塊，從根本上改變了原來由人來控制合同文檔的傳統(tǒng)流程，保證公司可以在統(tǒng)一的平臺(tái)中定義相關(guān)工作流程，實(shí)現(xiàn)合同的跟隨審批和自動(dòng)傳遞。

與此同時(shí)，相關(guān)人員有對(duì)應(yīng)的閱讀、審批、修改、發(fā)布權(quán)限，實(shí)現(xiàn)了該石油公司合同文檔審批流程的高度規(guī)范化和自動(dòng)化。更可喜的是，此系統(tǒng)平臺(tái)還易于應(yīng)用，使用者只需通過半天的培訓(xùn)就可以進(jìn)行操作。

五個(gè)月周期縮短到一個(gè)月

在實(shí)施 Documentum 之前，一份合同的制作周期需要三到五個(gè)月，現(xiàn)在只需一個(gè)月即可完成。該石油公司通過高效、自動(dòng)化的流程來創(chuàng)建、審查和管理合同，每個(gè)新合同的創(chuàng)建和審查通過 Documentum 工作流和版本控制得到簡(jiǎn)化。不管涉及多少部門，都能夠高效地制作完成相關(guān)合同，并安全地存儲(chǔ)到存儲(chǔ)庫(kù)中。

同時(shí)，該石油公司可以根據(jù)行業(yè)的特殊需要靈活地自定義文檔屬性的工作流模塊，如：合同號(hào)、項(xiàng)目編號(hào)、金額、區(qū)域等，以供授權(quán)用戶根據(jù)需要進(jìn)行訪問。每個(gè)參與者在合同的自動(dòng)傳遞過程中，可以跟蹤其執(zhí)行狀態(tài)，即時(shí)發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中的問題，確保合同的安全性。

此外，Documentum 中設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)電子郵件則將所分配的任務(wù)通知到相關(guān)用戶，各區(qū)域的分支機(jī)構(gòu)可根據(jù)國(guó)情、法律法規(guī)、財(cái)務(wù)規(guī)定等進(jìn)一步對(duì)合同進(jìn)行規(guī)范管理，填補(bǔ)漏洞。

除了建立高效的合同管理平臺(tái)，該石油公司還從未來發(fā)展需求考慮，通過實(shí)施 Documentum-SAP 解決方案將其發(fā)票處理時(shí)間減少了30%。此外，該石油公司還將把 Documentum 用于其工程項(xiàng)目系統(tǒng)中，預(yù)計(jì)每年節(jié)約成本150萬美元。